神交共の特定個人情報の取扱いについて

特定個人情報の適正な取り扱いに関する基本方針

 

 本組合は、「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(以下「番号法」という。)」に基づく特定個人情報および個人番号(以下「特定個人情報等」という。)の適正な取扱いの確保について組織として取組むため本基本方針を定めます。

1.事業者の名称
 神奈川県自動車交通共済協同組合

2.関係法令・ガイドライン等の遵守
 本組合は、「番号法」、「個人情報の保護に関する法律」、「その他の関係法令」ならびに「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン(事業者編)」および「その他のガイドライン」を遵守して、特定個人情報等の適正な取扱いを行います。

3.利用目的
 本組合は、特定個人情報等について、次の利用目的で利用します。
(1) 所得税法等税務関係の法定調書類の作成事務
(2) 社会保険関係書類の作成事務
(3) 労働保険関係書類の作成事務
(4) その他法令等により定められた関係書類の作成事務

4.安全管理措置に関する事項
 本組合は、特定個人情報等について、漏えい、滅失またはき損の防止等、その管理のために必要かつ適切な安全管理措置を講じます。また、特定個人情報等を取扱う職員に対して、必要かつ適切な監督を行います。

5.質問等の窓口
 本組合における特定個人情報等の取扱いに関する質問や苦情に関しては下記の窓口に連絡ください。

 

神奈川県自動車交通共済協同組合

 

◎特定個人情報に係る保有個人データの開示請求について

本組合は、本人から当該本人が識別される特定個人情報に係る保有個人データについて開示を求められた場合は、「特定個人情報等取扱規程」に規定する手続きおよび方法により、遅滞なく、当該情報の情報主体であることを厳格に確認した上で、当該本人が開示を求めてきた範囲内でこれに応じます。また、特定個人情報の写しを送付する際には、当該本人以外の個人番号が含まれている場合は、その部分についてマスキング等をするものとします。

2.本組合は、次の各号に該当する場合には、当該開示請求の全部または一部を不開示とすることができ、その場合には請求者に対してその旨および理由を説明するものとします。
(1) 本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利および利益を害するおそれがある場合
(2) 本組合の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
(3) 他の法令に違反することとなる場合

3.開示請求の処理手順
本人またはその代理人(「未成年者もしくは成年被後見人の法定代理人、または本人が委任した任意代理人」をいいます。以下同様とします。)から当該本人が識別される特定個人情報に係る保有個人データについて開示請求を受けた場合は、次の各号に従って応ずるものとします。
(1) 受付時の確認
 ① 所定の様式の書面(請求者の氏名・住所・電話番号、請求年月日、請求に係る特定個人情報の内容が記載されているもの)による請求であること。
 ② 代理人による請求の場合は、代理権を証する書面によるものであること。
 ③ 予め定めた手数料の負担について請求者が応諾していること。
 ④ 郵送により本人確認資料を受領しようとする場合は、事務取扱責任者が適宜判断いたします。
(2) 開示の可否の決定
事務取扱担当者は、次の各号に規定する事項について、各々検討の上、開示の可否を決定します。
 ① 請求された特定個人情報が物理的に存在するか否か。
 ② 前号に相当するものが、特定個人情報に係る保有個人データに該当するか否か。
 ③ 番号法第19条各号に規定する不開示事由に該当するか否か。
(3) 不開示の場合の対応
前号に基づき特定個人情報に係る保有個人データの全部または一部を開示しない旨の決定をしたときはその旨を通知し、その理由についても説明いたします。
(4) 請求者に対する通知時期
開示請求に対する回答(不開示の場合の通知も含む)は書面により、遅滞なく通知します。

※ お問合せ窓口 ※

神奈川県自動車交通共済協同組合
総務部 電話 045-475-2134
<受付時間> 営業日の9時から17時まで (但し土曜日は9時から12時まで)