個人情報保護方針

神奈川県自動車交通共済協同組合（以下「本組合」といいます。）では、組合員ならびに契約者の皆様からご信頼をいただけるよう個人情報の取扱いについて、「個人情報の保護に関する法律（平成15年5月30日法律第57号、以下「個人情報保護法」といいます。）」、「個人情報の保護に関する法律施行令」、「個人情報の保護に関する法律施行規則」および「個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン」等を遵守して、個人情報を適正に取扱います。そのために、個人情報に関する安全管理について適切な措置を策定するとともに、これを実践することにより、個人情報の保護を向上させていくよう努めます。

1. 個人情報の取得

   本組合は、業務上必要な範囲内で、かつ、適法で公正な手段により、個人情報を取得します。
   本組合は、主に共済契約申込書、共済金請求書、取引書類などにより個人情報を取得します。
   また、電話による各種お問い合わせ、ご相談等に際して、内容の正確な記録のため、通話の録音などにより個人情報を取得することがあります。

2. 個人情報の利用目的

   本組合は、取得した個人情報を下記(1)から(9)および後記5.に掲げる目的（以下「利用目的」とします。）に必要な範囲で利用し、法令で定める場合を除き、その目的以外には利用しません。
   また、本組合は、個人情報の利用目的が明確になるよう具体的に定めるとともに、個人情報の取得の場面に応じてその利用目的を限定するよう努めます。
   なお、個人情報の利用目的を変更する場合は、その内容をご本人に通知するか、本組合の公式ウェブサイト等に公表します。
   1. 共済契約の申込みに係る引受の審査および共済契約の管理
   2. 共済契約の履行および付帯サービスの提供
   3. 本組合が取扱う当該契約以外の商品・サービスのご案内
   4. 請求に係る共済事故の調査（関係先への照会を含みます。）
   5. 請求に係る適正な共済金のお支払い
   6. 再共済契約の締結、再共済契約に基づく通知および再共済金の請求
   7. お問い合わせ、ご相談、苦情等への対応
   8. 本組合の業務遂行上必要な範囲内で、共済代理店を含む業務委託先等への提供
   9. その他、上記(1)から（8）に付随する業務ならびに本組合の業務運営を適切かつ円滑に履行するために行う業務

3. 個人データの第三者への提供および第三者からの取得について

   1. 本組合は、下記の場合を除き、ご本人の同意なく第三者に個人データを提供しません。
      ①　法令に基づく場合
      ②　本組合の業務遂行上必要な範囲内で、共済代理店を含む業務委託先に提供する場合
      ③　損害保険会社、国土交通省等との間で共同利用する場合
   2. 本組合は、法令で定める場合を除き、個人データを第三者に提供した場合には当該提供に関する事項（いつ、どのような提供先に、どのような個人データを提供したか等）について記録し、個人データを第三者から取得する場合には当該取得に関する事項（いつ、どのような提供元から、どのような個人データを取得したか、提供元の第三者がどのように当該データを取得したか等）について確認・記録します。

4. 個人データの取扱いの委託

   本組合は、利用目的の達成に必要な範囲内において、個人データの取扱いを外部に委託することがあります。
   本組合が外部に個人データの取扱いを委託する場合には、委託先の選定基準を定め、あらかじめ委託先の情報管理体制を確認するなど、委託先に対する必要かつ適切な監督を行います。
   本組合は、例えば次のような場合に、個人データの取扱いを委託しています。
   ・共済契約の募集に関わる業務
   ・損害調査に関わる業務
   ・情報システムの保守・運用に関わる業務
   ・案内文書等の印刷・発送に関わる業務

5. 個人データの共同利用

   本組合は、下記(1)から(3)の業務の遂行のために、当該関係機関等との間で個人データを共同利用します。
   1. 損害保険料率算出機構との間での共同利用
      本組合は、自賠責共済に関する適正な支払等のために、損害保険料率算出機構との間で、個人データを共同利用します。共同利用する個人データの項目、利用者の範囲についての詳細は損害保険料率算出機構のウェブサイト（個人データの共同利用）をご覧ください。
      損害保険料率算出機構　https://www.giroj.or.jp
   2. 国土交通省との間での共同利用
      本組合は、原動機付自転車および軽二輪自動車の自賠責共済（保険）の無共済（保険）車発生防止を目的として、国土交通省が自賠責共済（保険）契約期間が満了していると思われる当該車種のご契約者に対し契約の締結確認のはがきを出状するため、当該車種の自賠責共済契約に関する個人情報を国土交通省へ提供し、同省を管理責任者として同省との間で共同利用します。共同利用する個人情報の項目や詳細は、国土交通省のウェブサイトをご覧ください。
      国土交通省https://www.mlit.go.jp/jidosha/anzen/04relief/info/other/privacy.html
   3. 全国トラック交通共済協同組合連合会との間での共同利用
      本組合は、共済契約に関する個人情報を登録または交換するため、全国トラック交通共済協同組合連合会（以下「交協連」といいます。）との間で、個人データを共同利用します。詳細は交協連のウェブサイトをご覧ください。
      交協連 http://www.kokyoren.or.jp

6. センシティブ情報の取扱い

   本組合は、個人情報保護法第2条第3項で定める要配慮個人情報ならびに労働組合への加盟、門地および本籍地、保健医療および性生活ならびに犯罪歴に関する個人情報（以下、「センシティブ情報」といいます。）を次に掲げる場合を除くほか、取得、利用または第三者提供を行いません。
   ・法令に基づく場合
   ・人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合
   ・公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合
   ・国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合

7. 保有個人データの開示等の請求等および苦情処理

   本組合の個人情報保護法に基づく保有個人データに関する事項の通知、開示・訂正等・利用停止等に関するご請求につきましては、下記「10．お問い合わせ窓口」までご連絡ください。
   本組合は、ご請求された方がご本人または正当な代理人であることを確認させていただくとともに、本組合所定の書式にご記入いただいたうえで手続きを行い、後日、原則として書面にて回答いたします。
   なお、保有個人データに関する開示請求につきましては、その回答に当たり、本組合所定の手数料をいただきます。

8. 個人データの管理、安全管理の取組

   本組合は、個人データの漏えい、滅失またはき損の防止その他個人データの安全管理のため、個人データの管理に関する取扱規程等に基づく適正な事務処理および安全管理措置に係る実施体制の整備等、十分なセキュリティ対策を講じるとともに、利用目的の達成に必要とされる正確性・最新性を確保するために適切な措置を講じます。

9. 匿名加工情報の取扱い

   1. 匿名加工情報の作成
      本組合は、個人情報保護法第2条第6項で定める匿名加工情報を作成する場合には、下記の対応を行います。
      ①　法令で定める基準に従って適正な加工を施すこと
      ②　法令で定める基準に従って削除した情報や加工の方法に関する情報の漏えいを防止するために安全管理措置を講じること
      ③　作成した匿名加工情報に含まれる情報の項目を公表すること
      ④　作成の元となった個人情報の本人を識別するための行為をしないこと
   2. 匿名加工情報の提供
      本組合は、匿名加工情報を第三者に提供する場合には、提供しようとする匿名加工情報に含まれる個人に関する情報の項目と提供の方法を公表するとともに、提供先となる第三者に対して、提供する情報が匿名加工情報であることを明示します。

10. お問い合わせ窓口

    上記７．に係るご請求および個人情報の取扱いに関するご照会、ご相談、苦情等は、下記のお問い合わせ窓口までご連絡ください。
    □ 住　　所　〒222-8582 神奈川県横浜市港北区新横浜二丁目13番地4神交共ビル内
    □ 事業者名　神奈川県自動車交通共済協同組合
    □ 窓口部署　総務部総務課個人情報保護相談窓口
    □ 電話番号　045-475-2134
    □ 受付時間　営業日の9時から17時まで
    □　ホームページアドレス　https://shinkokyo.or.jp

2024年4月1日

神奈川県自動車交通共済協同組合